Partimos de la base que todos conocemos la diferencia entre gestores de proyectos y de tareas. No son lo mismo, ni cubren las mismas necesidades. Pero comparten un aspecto fundamental en los tiempos que corren: Permiten reducir la procrastinación. Este artículo está especialmente dedicado a todos los que, como yo, buscan herramientas eficaces en esta particular guerra de tiempo.

Por otra parte, mi estilo de gestión no es nada ortodoxo, ya que se basa en una síntesis de metodologías ágiles con mi experiencia personal y las peculiaridades de cada proyecto. Veamos cuáles son las herramientas que conozco (y que no he necesitado olvidar):

1. Google Tasks es un gestor de tareas en plan listas TO-DO, pero cuenta con un par de ventajas importantes:

* Se integra con Google Calendar, permitiendo controlar plazos y tiempos de ejecución. Sin embargo, todavía no dispone de opciones para compartir el calendario de tareas, lo que la limita considerablemente como herramienta orientada a equipos.

* Está en la nube y tiene versión móvil y aplicaciones para iPhone y Android.

* Como casi todos los servicios de Google, resulta sencillo e intuitivo.

Mi uso de GTasks está enfocado a lo personal o a cualquier tarea sencilla que no cabe en planificaciones o proyectos complejos.

2. Pivotal Tracker es un gestor de proyectos con una fuerte orientación a metodologías ágiles. Las tareas no se estiman en horas, sino en puntos, que determinan, tras un tiempo de rodaje, la velocidad del equipo. Es una manera mucho más humana de entender los proyectos, ya que las personas, a diferencia de las máquinas, no rendimos a un ritmo previsible, como tampoco son previsibles nuestros prodigiosos resultados.

Se trata de un servicio gratuito, también en la nube, con posibilidad de crear múltiples proyectos (no me atrevería a decir ilimitados) y de asignarles personas con diversos roles. Las tareas se crean en la nevera ( the Icebox) y se van organizando dinámicamente en función de parámetros variables, como los hitos definidos, el ritmo del equipo y las tareas pendientes.

En mi día a día, intento usarla como herramienta para tomarle el pulso al equipo, pero no como sistema de gestión de incidencias. Por lo general, usamos Pivotal a nivel interno y más jovial, y en una segunda fase, todas las tareas terminan en el sistema de CAU, donde se pasa al plano del trato con los usuarios.

3. Mantis es, quizá, una de los gestores de tareas más potentes que he usado, pero también el más complejo y, según cómo esté configurado, el más tedioso.

Es un producto open source que fácilmente podemos migrar a la nube gracias a su arquitectura (PHP + MySQL, por lo general). Admite proyectos y subproyectos, pero su mayor potencia radica en la parametrización. Las incidencias, o tareas, se pueden modelar para disponer de estados a medida y campos personalizados (horas estimadas, problemas encontrados, información adicional, etc.). Los perfiles de usuario también son altamente configurables, así como el workflow de las tareas, vinculados a cada proyecto.

Uso Mantis como sistema de CAU y como respaldo métrico de los proyectos, ya que podemos explotar su modelo de datos con facilidad para extraer estadísticas y resúmenes analíticos.

4. Trac es un gestor de proyectos escrito en Python, lo que lo sitúa en un segmento peculiar. No todos los directores técnicos quieren mantener una herramienta basada en repositorios propios y con una oferta de proveedores relativamente escasa.

Por contra, se trata de una de las mejores herramientas para gestionar equipos de desarrollo, ya que es un todo-en-uno y dispone de una interfaz minimalista y muy amigable. Se integra con Subversion, de manera que puede combinar la gestión de incidencias del CAU con las propias del desarrollo del proyecto. Permite analizar las revisiones de código, ofrece gestión de hitos, timelines y roadmaps. Además, ofrece un wiki algo simplón pero práctico para registrar soluciones a errores frecuentes o tener a mano una sección de tips & tricks.

5. JTrac es un gestor de incidencias similar a Mantis pero, desde mi punto de vista, más limitado. Es útil, no obstante, como sistema de CAU dado que su interfaz está más simplificada.

Sinceramente, no es de mis preferidos, pero reconozco que en ciertos ecosistemas puede tener sentido. Por ejemplo, si la estrategia corporativa aconseja utilizar tecnología J2EE para este tipo de servicios.

6. dotproject es uno de los gestores de proyectos más populares. Está escrito en PHP y ofrece una perspectiva muy amplia en cuanto a entidades de negocio (compañías, departamentos, contactos, proyectos, actividades, recursos...), lo que permite modelar una organización completa. Genera diagramas de Gantt para facilitar la visualización espacial del proyecto.

7. web2Project es un fork de dotproject, pero hasta la fecha no ha demostrado ser una alternativa diferenciadora. El sistema de generación de plantillas es muy tedioso desde un punto de vista de implementación, y demasiado pesado en memoria para la interfaz ligera de la que hace gala.

Es una aplicación fácil de implantar y con un gran abanico de funcionalidades, pero difícilmente extensible ni configurable a nivel gráfico.

8. Basecamp es un servicio de pago para gestionar múltiples aspectos de un proyecto (miembros, tareas, hitos, paneles de discusión, etc.) desde una interfaz usable y magistralmente distribuida. Sin duda, es una herramienta de equipo y sólo merece la pena si se maneja cierto número de proyectos concurrentes, pero tiene la ventaja de estar en la nube y ser accesible desde cualquier punto.

Como bonus, hay todo un ecosistema de aplicaciones móviles y de escritorio disponibles, las cuales complementan las ya de por sí abundantes funcionalidades de la plataforma y las mantienen disponibles desde cualquier parte.

9. project-open es uno de los gestores de proyectos más completos que conozco, ya que unifica planificación, monitorización y facturación en una sola herramienta. Me parecen especialmente útiles la asignación de miembros a proyectos en períodos concretos y la vista de imputación de horas a proyectos.

La herramienta está disponible para diversos sistemas operativos como paquete instalable, así como en forma de máquina virtual (con CentOS como base) y de SaaS, esta última de pago.

10. Doolphy es similar a project-open pero ligeramente menos sofisticado y sin posibilidad de instalación local.

Dispone de panel de proyectos , calendario e informes, pero una escasa posibilidad de personalización y una versión gratuita que sólo sirve para probar el servicio. Por contra, la información reside en la nube y no tenemos que preocuparnos de protegerla.

11. Clocking IT es un servicio de gestión de proyectos muy orientado a tiempos y plazos, pero al mismo tiempo muy completo.

Está en la nube, tiene una cartera de funcionalidades envidiable ( gestión de proyectos, herramientas colaborativas, Gantt interactivos, imputación de horas, etc.) y su interfaz es sencillamente genial.

Desde mi punto de vista, es la opción más equilibrada tanto para gestión de equipos como para proyectos individuales. Le debo a @lencio esta recomendación.

12. activeCollab es un gestor de proyectos que se puede utilizar como producto y como servicio, aunque ambas modalidades son de pago.

Dispone de numerosas características que lo convierten en una opción atractiva: Foros, hitos, checklists, ficheros, plantillas de proyectos, localización, facturación, integración con Subversion calendario, documentos, tickets, control del tiempo, páginas, exportación de proyectos, etc. Además, provee compatibilidad con dispositivos móviles.

Lifetick http://lifetick.com/ es un entrenador personal online. Aunque no se trata de un gestor de proyectos o de tareas al uso, proporciona gráficos que nos ayudan a monitorizar el progreso de los hitos y su cumplimiento.

En caso de que un hito se retrase en el cumplimiento de sus objetivos, el responsable recibe un correo-e con palabras alentadoras que buscan animarlo a completar sus tareas.

La organización de la interfaz y su comodidad son, también, destacables, así como el ameno proceso de dotar de contenido los proyectos a pesar del elevado conjunto de datos que requieren.

Y bien, ¿cuáles son sus preferencias? ¿Conoce alguna herramienta que, por su propia experiencia, merezca la pena reseñar?